MANUAL DE CAMPANHA créditos
A realização de campanhas, ou seja, atividades de serviço destinadas a beneficiar a comunidade, é o objetivo por excelência de um CLUBE. E é em campanhas que o clube mostra o seu grau de organização e eficiência. No entanto, apesar de haver boa vontade por parte dos sócios e desejo de auxiliar a comunidade, muitas campanhas ou atividades de LIONS Clube acabam sendo executadas de forma desorganizada e sem planejamento, fazendo até com que o clube tenha a sua imagem prejudicada perante a população. Acreditamos ser um problema que afeta muitos clubes e, em 100% dos casos pode ser solucionado com um pouco mais de planejamento e atenção. Nesse pequeno roteiro você terá algumas sugestões e idéias que o ajudarão a organizar com maior eficiência as campanhas de seu clube. Esperamos com isto ter dado mais uma contribuição ao movimento LEONÍSTICO em geral.
1) ESCOLHENDO A CAMPANHA Muitos clubes enfrentam problemas no momento de escolher que tipo de campanha realizar. Apesar de haver muitas idéias, existem dúvidas se elas realmente irão dar certo, se o clube terá condições de executá-las, se haverá receptividade, etc, etc. Para se determinar qual campanha realizar, você deve levar em conta dois fatores, que são os fundamentos de toda atividade: · Necessidade da comunidade; · Habilidade e interesse dos sócios; Em primeiro lugar, toda atividade deve vir ao encontro das verdadeiras necessidades da comunidade. O LIONS Clube deve estar profundamente envolvido com os problemas da população, só fazendo campanha para quem realmente precisa. Em segundo lugar, a campanha deve ser condizente com as habilidades, os interesses, os recursos e a imaginação dos sócios. Deve ser explorado ao máximo os talentos e as aptidões dos sócios. Se eles fazem o que gostam, abraçarão as campanhas com mais prazer e dedicação. Campanhas de LIONS Clube, além de beneficiarem a comunidade, devem dar aos sócios satisfação e orgulho pessoal. 2) DISCUTINDO A CAMPANHA O momento da escolha da campanha é muito importante. Procure fazer com que todos os sócios tomem parte na decisão de realizar ou não determinada atividade. Em geral, as pessoas que participam de uma decisão se sentem responsáveis por ela e procuram levá-la adiante. O segredo é envolver os sócios com a campanha. Peça a opinião sincera de todos os sócios sobre a campanha que se pretende fazer. Muitas vezes existe um grupo que deseja realizá-la e outro que não quer. E, se ela é aprovada, pode acontecer de o grupo contrário afirmar que “não vai dar certo”, e não querer se empenhar na organização. Caso o clube estiver muito dividido em por em prática ou não a idéia, convêm de fato adiar a discussão. Nesse caso, pode-se pedir a opinião do Conselheiro LEO. Existem algumas questões-chaves, que devem ser respondidas, pois ajudarão na escolha da campanha “correta”: Haverá quantidade suficiente de sócios para organizar e trabalhar no dia da campanha? Haverá apoio dos sócios do Clube ? Será possível conseguir patrocínio para os gastos? A população gostará da campanha? Haverá recursos disponíveis no caixa para eventuais gastos ou prejuízos? A época é propícia para a realização da campanha? Se todas essas questões tiveram respostas favoráveis a idéia da campanha é boa e não deve ser desprezada. Estimule sempre o debate e a discussão entre os sócios. Geralmente alguém tem alguma opinião ou idéia melhor sobre determinado ponto. Em outros casos, alguém pode completar uma idéia, acrescentando algum detalhe importante. Ao final da discussão, a campanha estará melhor articulada, com a vantagem que os sócios se envolveram com ela. Por isso, faça com que todas as idéias e críticas sejam ouvidas antes da decisão final. Sempre coloque em votação a realização de determinada atividade. Mesmo se for consenso entre os sócios a sua execução, uma votação dará legitimidade a ela. 3) ENVOLVENDO OS SÓCIOS COM A CAMPANHA Escolhida qual atividade fazer, você deve fazer com que cada sócio se conscientize que é um peça importante para a organização. A palavra-chave do sucesso de qualquer atividade é o envolvimento. Tudo funciona como um relógio, onde a falha de uma simples peça pode comprometer todo o trabalho. Crie um espírito de desafio em torno da atividade! 4) PLANEJANDO A CAMPANHA As primeiras providências a serem tomadas devem ser as seguintes: Se for uma atividade “grande” e complexa, comunicar ao LIONS, solicitando apoio. Identificar e contactar entidades que podem colaborar de alguma forma (Prefeitura, outros clubes de serviço, grêmios estudantis, etc.). Marcar dia e horário da campanha, levando-se em conta a sua complexidade. Considere os atrasos e imprevistos, deixando sempre uma margem de tempo a mais para lidar com os problemas que vão surgindo. Estipular o local da realização da atividade. Se for preciso autorização, deve-se pedi-la o mais rápido possível. Fazer uma avaliação de todos os gastos que o clube terá: CORREIO, XEROX, premiações, faixas, cartazes, brindes, etc. A partir dessa estimativa, pode-se fazer uma lista com todas as empresas , lojas ou pessoas que poderão dar patrocínio. No entanto, há clubes que bancam os gastos da campanha com o dinheiro dos próprios sócios. Mas essa prática é totalmente desaconselhável. O LIONS Clube é uma organização de serviço, e não apenas filantrópica. Por isso, tudo deve ser conseguido com o esforço e o trabalho dos sócios. Se cada um tiver que dar uma quantia de seu próprio bolso para a realização de uma atividade, esta perde em grande parte a sua finalidade. Uma campanha deve dar ao sócio serviço, e não prejuízo.
5) DISTRIBUINDO AS TAREFAS DA CAMPANHA Para dar-se início à distribuição das funções, pode-se estabelecer um coordenador geral da campanha, que pode ser o próprio presidente. Em seguida, dependendo das característica da atividade, deverão ser acionadas as comissões de trabalho do clube, como por exemplo a de esporte, de finanças, projetos, etc. Se for preciso pode-se criar mais comissões. Por exemplo, comissão de patrocínio, de divulgação, etc. Em seguida, distribuí-se os sócios entre as comissões, de modo que cada um se sinta estimulado e interessado em trabalhar dentro “de sua área”. Cada um deve fazer aquilo que gosta. O Clube deve também determinar alguém para supervisionar a comissão, mas apenas um responsável para cada comissão. “onde são dois responsáveis, ninguém é responsável”. É importante também que todos os sócios tenham funções na organização da campanha. Se alguém ficar sem fazer nada, se sentirá marginalizado e perderá o interesse. Mas, se ele tiver responsabilidade se sentirá útil e importante dentro do grupo, e terá orgulho ao ver a campanha realizada, pois também contribuiu para sua concretização. Depois de designadas as comissões, pode-se montar uma tabela das funções. Por exemplo: CAMPANHA: ____________________________________________________ Coordenador Geral: .LEÃO OU CAL:_____________________________________ COMISSÃO | RESPONSÁVEL | MEMBROS | Projetos | | | Patrocínio | | | Divulgação | | | TODOS: CONSEGUIR BRINDES E PREGAR CARTAZES |
Nesta fase de conseguir ou providenciar os materiais para a campanha, lembre-se do seguinte: As comissões deverão ser descentralizadas, devendo ter autonomia para resolver pequenos problemas. Ser um sócio da comissão de patrocínio não significa que não possa colaborar com a de divulgação, por exemplo. Todos deverão trabalhar interligados. Deve-se ficar atento aos detalhes, que muitas vezes são esquecidos porque todos estão “correndo atrás de coisas mais importantes”. Em geral, são os detalhes que dão o brilho à atividade. A falta de uma decoração, de brindes ou de música pode ser responsável por uma promoção “sem graça”. Deve ser cobrado dos sócios a execução das tarefas. Durante as reuniões do Clube, deve-se avaliar como esta indo a organização da campanha até então, com cada um apresentando o que já conseguiu. É importante não sobrecarregar nenhum sócio com muitas funções. 6) DISTRIBUINDO AS FUNÇÕES PARA O DIA DA CAMPANHA Quando a data da campanha estiver se aproximando, deve-se determinar a divisão das tarefas para o dia da promoção. Se a atividade tiver tarefas para um dia, todos devem comparecer. Se ela irá durar alguns dias, pode-se fazer uma escala de presença. Por exemplo, se um clube com 30 sócios irá participar de um evento de 5 dias, monta-se a escala com cerca de 6 sócios por dia. É conveniente montar um esquema de todas as funções que cada sócio terá. Por exemplo: Ficar no caixa: Ficar no Bar: Inscrições: Fotografar e filmar: É interessante que o coordenador geral ou o presidente não fique “preso” em uma função, devendo estar livre para instruir ou resolver imprevistos. Convém confirmar com antecedência todos os ofícios e pedidos enviados, licenças, empréstimos, etc. Deve-se comunicar com antecedência a hora em que os sócios deverão estar no dia. É essencial também montar uma lista com todos os materiais que deverão ser levados ao local, para evitar que se esqueçam coisas importantes. Depois de todos os detalhes acertados, passaremos para o dia da campanha.
7) EXECUTANDO A CAMPANHA Se tudo foi bem planejado, os materiais foram providenciados e os sócios estão conscientes de suas funções, a atividade dará certo. Abaixo algumas dicas para o dia da campanha: Todos devem estar uniformizados Coloque o estandarte em local bem visível e protegido. Se houver autoridades municipais, LEOísticas ou visitantes, dê atenção a eles. Quem estiver fotografando ou filmando, deve dar preferência a cenas ativas e de movimento, em que os sócios estão em ação. Pode-se aproveitar a ocasião para divulgar o movimento LEONÍSTICO. Distribuir folhetos sobre LEÕES é uma boa idéia. Ao final da atividade, agradeça a participação da população, mencionando “que o LIONS está sempre disposto a oferecer auxílio e realizar mais campanhas em prol da comunidade”.
Muitos clubes, depois de encerrada a atividade, esquecem que algumas providências tomadas depois é que garantirão a sua realização por mais vezes e com maior êxito. São elas: 8) DIVULGANDO A CAMPANHA Mande notícias da campanha, se possível com fotos, para jornais da cidade. Envie uma nota da atividade para a revista THE LION. Comunique ao DISTRITO o resultado das atividades. Agradeça, por escrito, às entidades e empresas que apoiaram ou patrocinaram a atividade. Não esqueça de reservar algumas fotos, ou XEROX delas, para incluir nos relatórios trimestrais. Agradeça a cada sócio que participou da campanha. 9) AVALIANDO A CAMPANHA Promova uma avaliação da campanha, monte uma pasta de registro, contendo uma descrição de como foi planejada, executada, os acertos e os erros, cópias dos ofícios, cartazes, a cobertura com fotos, recortes de jornal, etc. Acreditamos ser isso muito importante porque, quando se começa uma nova gestão, muitas informações não são passadas ao novo presidente, que se vê em dificuldades. Mas, estando todo o esquema das campanhas no papel, basta consultar o arquivo, evitando que se cometam os mesmos erros novamente. Além disso, guardando o material das campanhas, as novas gerações de sócios têm como conhecer e apreciar a história do seu clube.
Além das campanhas rotineiras que um LIONS Clube realiza, existem algumas especiais, que LIONS Clube Internacional elege como prioritárias, com o objetivo de que todos os LIONS e LEOS Clubes do mundo possam se unir, direcionando seus esforços para tais atividades. Além disso, cada Distrito LIONS também pode sugerir campanhas para seus clubes, de acordo com as características e necessidade da região onde está o Distrito. Assim, seu LIONS Clube pode realizar campanhas do programa Internacional, campanhas nacionais e campanhas distritais. O fato de todos os clubes de um Distrito, de um país ou do mundo estarem se engajando em uma mesma atividade é muito importante para a união e integração do movimento LEONÍSTICO. Mas, é fundamental que cada clube não se prenda somente a essas campanhas e procure fazer também atividade que estejam de acordo com os problemas da cidade e os desejos dos sócios. Deixamos abaixo alguns exemplos de atividade que seu clube pode promover: ¨ Conscientização sobre drogas (palestras, cartazes, concursos ,etc.). ¨ Preservação da visão (arrecadação de óculos, exames, doação de olhos,etc.) ¨ Meio ambiente (plantio de arvores, limpeza de rios, reciclagem de papéis,etc.). ¨ educação e cultura (coleta de livros e materiais escolares, projetos de alfabetização, concursos de redação,etc.) ¨ Civismo (divulgação dos hinos Nacional e Municipal, colocação de bandeiras em pontos da cidade,etc.). ¨ Esporte (campeonatos de futebol, vôlei, atletismo, gincanas entre escolas,etc.). ¨ Saúde (combate ao fumo, prevenção de diabetes, AIDS, higiene bucal,etc.) . ¨ Apresentação de peças de teatro. ¨ Assistência social (distribuição de cestas básicas, visitas a asilos, creches e hospitais,etc.). ¨ Feiras de venda de salgados e doces. ¨ Bazares de venda de roupas e objetos usados. |
COMPANHEIROS: Como vocês perceberam, organizar uma campanha perfeita envolve trabalho. É óbvio que sempre surgem imprevistos ou detalhes que atrapalham. Alem disso, esse modelo de planejamento de companhas é flexível. Existem procedimentos que podem ser viáveis, variando de Clube para Clube. Mas, se você procurar colocar em prática as sugestões aqui propostas, temos certeza que seu trabalho vai ser bastante facilitado. Tendo qualquer problema, saiba que o seu Distrito pode colaborar para esclarecer qualquer dúvida. Além disso, a assessoria de Atividades e Programas do Distrito se encontra à disposição para o que for preciso. Lembre-se também que, tão importante quanto a boa organização de uma campanha, é a dedicação e o entusiasmo dos sócios em trabalhar para a comunidade.
IMPORTANTE Use e abuse deste material. Reproduza, copie, divulgue, enfim faça chegar a todos os sócios do seu clube, para que ele tenha também seu arquivo particular para consultas. |
C.LEÃO – HELENO BRAZ DE ALMEIDA LIONS CLUBE DE GOVERNADOR VALADARES - IBITURUNA DISTRITO LC-12 Rua Mato Grosso, 455 – Governador Valadares – MG CEP: 35032-300 – GOVERNADOR VALADARES (MG) e-mail: heleno.almeida@uol.com.br |